Eventkommunikation: Unternehmen wirksam in Szene setzen

Eventkommunikation umfasst mehr als die Veranstaltung selbst. Erst mit einem umfassenden Konzept erreicht sie die optimale Reichweite, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Große Veranstaltungen wie jährliche Branchentreffen oder Messen sind eine spezielle Herausforderung für die Kommunikation. Diese Events bieten die Gelegenheit, Unternehmen besonders in Szene zu setzen. Denn nirgendwo sonst erhält zum Beispiel ein neues Produkt durch die (Fach-)Besucher der Veranstaltung mehr Aufmerksamkeit. Gute Eventkommunikation ist sich dessen bewusst und bringt alles mit, um den Anlass kommunikativ voll auszunutzen. Dazu braucht es ein Rundum-Paket an Maßnahmen, die Unternehmen und Produkte informativ und unterhaltsam in Szene setzen.

  

 

Branchentreff: Eventkommunikation für DuPont Agrar Europa

Für unseren Kunden DuPont Agrar Europa haben wir anlässlich des jährlichen Meetings der Europäischen Saatgutvereinigung ESA Anfang Oktober einen umfassenden Kommunikationsauftritt in Riga (Lettland) realisiert. Dort hat sich DuPont mit unserer Unterstützung auf einer der größtmöglichen Ausstellungsflächen (6 x 2 m) präsentiert. Zudem hat Seippel & Weihe den kompletten Auftritt mit Willkommensabend, den DuPont als Silber-Sponsor ausrichtete, kommunikativ begleitet. Schwerpunkt war die Markteinführung des insektiziden Beizmittels Lumiposa® für Raps in Europa.

Wie so oft ist ist die Zeit eine der größten Herausforderungen bei solchen Events. Für die Vorbereitung des ESA-Meetings standen gerade mal sechs Wochen zur Verfügung. Viele Impulse kamen von einer Konzeptionerin in den USA. Vor Ort in Riga gab es eine Mitarbeiterin der dortigen DuPont Vertretung als Ansprechpartnerin. Die Fäden sinnvoll zusammenzuführen und die Ideen in Form und Gestalt zu bringen, das lag dann bei Seippel & Weihe.

Wenn die Details stimmen

Und wir sind selbst erfreut, was an wirksamen Kommunikationsmitteln in der relativ kurzen Zeit alles gelungen ist. Dazu gehörten unter anderem

  • eine hochwertige gedruckte Einladungskarte mit Laserstanze und Transparent-Umschlag
  • eine E-Mail-Einladung
  • ein E-News-Letter mit wichtigen Informationen zum neuen Produkt
  • Willkommensschilder am Flughafen
  • Magnetschilder für VIP-Limousinen
  • Geschenkbox für VIP-Gäste inkl. Ausstattung der Geschenk-Boxen mit regionalen Genüssen bzw. wertigen Accessoires
  • Begrüßungskärtchen im Hotel
  • T-Shirts – immer geziert mit dem eigens entwickelten Key-Visual einer stilisierten Rapsblüte auf orangerotem Grund, in der Abfolge inspiriert von typisch lettischen Mustern auf z. B. Strickwaren.

 

Besucher in die DuPont-Welt geführt

Neben diesen ganzen Kleinigkeiten gestalteten wir natürlich die Präsentation vor Ort. Dazu statteten wir die Wände der Präsentationsfläche komplett im Look des neuen Produktes aus. So befanden sich die Teilnehmer gleich mittendrin in der DuPont-Welt. Für den Messestand selbst realisierten wir selbstverständlich alles, was so anfällt – vom Kugelschreiber, über das Display bis zum Meeting-Raum  Besonders gut wurde die Ladestation für Smartphones und andere Geräte unter dem Motto „Relax and Recharge“ angenommen. Daneben gab es noch ein Gewinnspiel, einen Energie-Riegel für den Start in den Messe-Tag und, und, und – alles gebrandet mit dem sympathischen Key-Visual.

Unser Mitarbeiter Tobias Undeutsch war sechs Tage vor Ort. Er betreute Auf- und Abbau und kümmerte sich um die 1.001 Kleinigkeiten, die es bei solchen Events zu erledigen gibt. Am Ende waren alle mehr als glücklich und zufrieden und freuen sich auf ein weiteres ESA Projekt – 2018 in Madrid.